Recommandations pour un achat de propreté efficace et responsable

Un achat de propreté efficace et responsable contribue à la qualité de service perçue par vos clients ou publics, à la qualité de vie au travail pour vos collaborateurs et à l’atteinte de vos engagements RSE.

Le Monde de la Propreté organise depuis plusieurs années des travaux associant une centaine de clients et d’entreprises de propreté afin de construire un diagnostic partagé permettant de mieux cerner les contraintes et attentes réciproques. Les enseignements issus de ces travaux permettent de formuler un ensemble de recommandations pour un achat de propreté efficace et responsable.

Ces recommandations, détaillées dans chacune des étapes de l’acte d’achat, sont rappelées ci-dessous.

Préparer sa consultation

  • Actualiser de manière partenariale la définition de son besoin avant le lancement de la consultation ou bénéficier des conseils et recommandations des entreprises de propreté
  • Exprimer sa demande de la manière la plus précise et la plus claire à travers un cahier des charges qui prenne en compte dans le budget les exigences exprimées en terme de résultat à atteindre
  • Veiller à une consultation qui soit cohérente dans sa formalisation avec l’obligation de résultat, et non de moyens (impossibilité de communiquer les noms des salariés, le nombre d’heures effectuées, etc., pour cause de délit de marchandage)
  • Prendre en compte les spécificités de l’activité lors du renouvellement de marché (en termes d’aménagement et d’équipement, de transfert conventionnel, de clauses sociales, de conditions de travail et d’horaires d’intervention)
  • Communiquer au moment de la consultation les méthodes de notation permettant d’évaluer les critères des offres (grille d’appréciation par exemple)
  • Laisser des délais de réponse suffisant, en tenant compte des délais légaux

Faire le bon choix

  • S’appuyer sur la qualification QUALIPROPRE pour faciliter la sélection des candidats 
  • Prendre en compte les solutions opérationnelles proposées par les entreprises de propreté
  • Procéder à une analyse des prix en adéquation aux exigences de qualité attendues : établir dans les critères d’évaluation des offres un critère technique supérieur ou égal à 60%.
  • Faire preuve de vigilance dans l’analyse des offres : chercher à identifier les offres anormalement basses
  • Prévoir des clauses de révision des prix en cours de contrat en cas de modification de la prestation ou de coûts qui augmentent pour le prestataire
  • S’assurer de la diversité des fournisseurs de prestation de propreté : veiller à la liberté d’accès au marché en favorisant la diversité des tailles d’entreprises, notamment à travers les possibilités offertes par un allotissement pertinent

Évaluer et suivre

  • Mettre en œuvre un processus partenarial d’amélioration continue
  • Évaluer la prestation de propreté conjointement avec votre prestataire
  • Actualiser régulièrement vos besoins