Copropriété : quels conseils pour acheter des prestations de propreté ?
Derrière chaque intervention en propreté, se cachent des hommes et des femmes formés et compétents qui réalisent avec soin les prestations définies par le cahier des charges. Tout au long de l’année, vous pourrez croiser différents agents au sein de votre copropriété en fonction de la prestation à réaliser : entretien courant, remise en état ponctuelle, gestion des containers… À travers sa démarche non marchande achat-propreté, la Fédération des Entreprises de Propreté (FEP), d’Hygiène et des Services Associés, vous propose des recommandations et conseils pour un achat de propreté efficace et responsable.
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Formuler son besoin en prenant en compte les paramètres suivants :
• la fréquence : elle est liée au nombre de logements et d’occupants, aux revêtements des sols, au passage, à la saisonnalité,
• l’organisation de la collecte des déchets par la collectivité (tri, horaires et jour de passage),
• les prestations techniques ponctuelles de préservation des sols.Pensez à organiser une visite, avec les prestataires sollicités, pour une meilleure prise en compte des spécificités des lieux (configuration…).
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Analyser les offres commerciales avec vigilance en étant attentif à :
• l’appréciation du prix : notre secteur étant à forte intensité de main d’œuvre, les coûts reposent principalement sur la masse salariale (le salaire minimum conventionnel est revu tous les ans) sans oublier les coûts d’organisation de la prestation,
• l’organisation et le suivi qualité (rôle de l’encadrement de proximité),
• la continuité de service (remplacement des salariés absents pour congés ou maladie).3
Prendre en compte les solutions opérationnelles proposées par les entreprises expertes.
En effet, les prestataires peuvent, lorsqu’ils le jugent pertinent, proposer des innovations techniques, organisationnelles ou encore en matière environnementale mais aussi des services complémentaires pouvant servir la bonne gestion de votre résidence (espaces verts, petits travaux de maintenance, remplacement du gardien…).4
Respecter les délais de paiement afin d’éviter la fragilisation des entreprises : le délai de paiement légal est de 30 jours maximum à compter de la réalisation de la prestation (sauf disposition contraire figurant aux Conditions Générales de Vente du prestataire).
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Maintenir un dialogue fluide pour garantir la qualité de service en :
• désignant un interlocuteur attitré au sein de votre organisation pour échanger avec le prestataire,
• prévenant dans les meilleurs délais des changements de conditions d’accès (codes, pass..), ou de la présence de travaux dans la résidence.6
S’assurer du respect des exigences légales et réglementaires notamment dans le domaine de la sécurité, de l’hygiène et de la santé au travail, en veillant aux points suivants :
• l’éclairage des parties communes, l’état de la rampe d’accès au local déchets, le protocole de sortie des encombrants,
• plan de prévention.Il est préconisé de prévoir un local de stockage du matériel et des produits, des prises électriques, un point d’eau propre, idéalement chaude, et une évacuation des eaux usées.
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Anticiper la fin du contrat en prévoyant un délai de préavis suffisant au moins égal à celui prévu aux conditions générales de vente, avant toute résiliation, pour permettre au prestataire de sécuriser son activité.
